Wie du dein Zeitmanagement mit den richtigen Methoden optimieren kannst

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Hast du auch manchmal das Gefühl, vor einem riesigen, niemals enden wollenden Berg an Aufgaben zu sitzen? Du weißt vor lauter Chaos gar nicht mehr, wo du genau anfangen sollst? Dann kannst du dich jetzt zurücklehnen und einmal durchatmen: Wir stellen dir nützliche und effiziente Methoden für das Zeitmanagement vor, die dir dabei helfen, deine To-Do-Listen so zu verfassen, dass du am Ende des Tages alles abhaken kannst. Denn es ist doch unheimlich motivierend, alles erledigt zu haben und den wohlverdienten Feierabend genießen zu können!

 

1. Die Timeboxing-Methode:

 

Timeboxing-Methode

 

Die Methode, die auch Bill Gates und Elon Musk nutzen: Timeboxing bedeutet, wie es der Name schon vermuten lässt, dass man den Tag in verschiedene Blöcke einteilt. In jedem Block fokussierst du dich nur auf eine einzige Aufgabe und definierst genau, was am Ende der Timebox erreicht sein sollte. Ein Zeitblock kann dabei Minuten, Stunden oder Tage umfassen, das hängt von der jeweiligen Aufgabe ab. Die Methode eignet sich zum Beispiel für die Arbeit im Team, indem bei agilen Methoden wie Scrum Ziele für ein terminiertes Meeting festgelegt werden. Aber auch persönlich kann diese Methode das Zeitmanagement unterstützen. 

2. Die Eisenhower-Matrix:

 

Eisenhower-Matrix

 

Diese Matrix besteht aus vier Quadranten: wichtig und dringend, wichtig und nicht dringend, nicht wichtig und dringend und nicht wichtig und nicht dringend. Sortiere deine Aufgaben in den jeweiligen Quadranten ein. Aufgaben im vierten Quadranten kannst du getrost von deiner Liste streichen. Diese Methode hilft dir dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen und nicht im Aufgabenberg unterzugehen.

3. Das Pareto-Prinzip:

 

Pareto-Prinzip

 

Hier fragst du dich: Welche 20 Prozent meiner Arbeit bringen mir 80 Prozent meines Erfolges ein? Fokussiere dich auf diese erfolgsbringenden Aufgaben und setze deine Prioritäten entsprechend. Dadurch kannst du Wesentliches von Unwesentlichem trennen und somit dein Zeitmanagement verbessern.

4. Die Ivy-Lee-Methode:

Die Tagesplanung für Minimalisten: Ivy Lee war ein Produktivitätstrainer, dessen Erfolgsmethode (Geheimrezept) wie folgt funktioniert: Notiere auf einem Blatt sechs Aufgaben für den kommenden Tag und sortiere sie nach Wichtigkeit. Danach kannst du sie von oben nach unten abarbeiten und bist (hoffentlich) abends fertig! Falls du nicht alle Aufgaben erledigt hast, übertrage sie auf die Liste für den nächsten Tag, die wieder nur sechs Aufgaben beinhalten sollte.

5. Die Alpen-Methode: 

 

Alpen-Methode

 

Liste alle Aufgaben auf, die dir einfallen, unabhängig von Priorität, Reihenfolge oder Termin. Schätze danach die Länge ein, die du für jede Aufgabe benötigst. Plane dir zusätzliche Pufferzeit für jede Aufgabe ein. Regelmäßige Aufgaben benötigen weniger Pufferzeit, neue Aufgaben mehr. Das können zwischen 10 und 50 Prozent sein. Treffe anschließend Entscheidungen, indem du Prioritäten setzt und Aufgaben eliminierst. Zum Schluss führst du eine Nachkontrolle durch, bei der du überprüfst, ob der Zeitaufwand richtig eingeschätzt wurde.

6. Priorisieren mit der 40-30-20-10-Methode:

 

40-30-20-10-Methode

 

Damit Aufgaben angemessen viel Zeit gewidmet wird, ist es wichtig, sie richtig zu priorisieren. Dabei hilft die 40-30-20-10-Methode. Sie geht davon aus, dass du die drei wichtigsten Aufgaben des Tages nach ihrer Priorität sortierst und ihnen entsprechend viel Zeit gewährst. So bekommt die erste Aufgabe 40 Prozent deiner Zeit, die zweite 30, die dritte 20 und alle restlichen Aufgaben zehn Prozent. Die Prozentzahlen sind dabei eher als Richtgrößen zu sehen, das Prinzip ist für das Zeitmanagement entscheidend.

7. Batching:

Das Gegenteil von Multitasking - hierbei werden ähnliche oder sich wiederholende Aufgaben gebündelt abgearbeitet. Zum Beispiel legst du alle Telefonate, die du an einem Tag führen möchtest, nach Priorität geordnet hintereinander. Das hat den Vorteil, dass man nicht zwischen den Aufgaben eine völlig andere Aufgabe bearbeitet, auf die sich das Gehirn neu einstellen muss. Jede Ablenkung der ursprünglichen Aufgabe kostet uns ungefähr 15 Minuten, um sich wieder vollständig in die Aufgabe einzuarbeiten! Durch Batching kannst du diese Einarbeitungszeit reduzieren, wirst weniger abgelenkt und arbeitest effektiver.  



App-Empfehlungen:

 

1. Asana: 

Ein Aufgabentool, dass sich besonders für Teamarbeit eignet. Jeder kann seine ToDos für alle sichtbar hochladen und Projekte können mit Teilaufgaben auf Teammitglieder aufgeteilt werden. Außerdem können die Aufgaben bei Asana in einen gemeinsamen Kalender eingetragen werden, was für mehr Übersichtlichkeit sorgt.

2. Meistertask:

Dieses Programm arbeitet mit verschiedenen Methoden wie “Getting Things Done”. Der gesamte Prozessverlauf eines Projektes wird auf einem Board abgebildet und die einzelnen Arbeitselemente werden auf Karten statt Listen dargestellt, die du zwischen verschiedenen Spalten verschieben kannst. Dadurch wirkt das Board bei Meistertask sehr aufgeräumt und modern.

3. monday.com: 

Sehr schlicht und minimalistisch kommt dieses Aufgabentool für Teamarbeit daher und konzentriert sich dabei auf die wesentlichen Aufgaben, nämlich den Workflow eines Teamprojektes zu verfolgen und zusätzlich Möglichkeiten der Teamkommunikation zu bieten. Leider gibt es keine kostenlose Basisversion von monday.com, du kannst die Software aber 30 Tage kostenlos testen.


Vielleicht ist ja auch die richtige Methode für dein Zeitmanagement dabei, die dich zur wahren Effizienzmaschine mutieren lässt! Probiere für dich aus, welche Methode dir am besten passt. Manche Methoden kannst du auch kombinieren, wie zum Beispiel die Timeboxing- und Batching-Methode. Wie du richtig Ziele setzen und definieren kannst, erfährst du in unserem Beitrag über Methoden der Zielerreichung, in dem wir dir unter anderem die SMART-Methode vorgestellt haben, die im Kontext von Zeitmanagement ebenfalls sehr nützlich ist. Wir wünschen dir viel Erfolg!



Remember to Feel Good -


Deine Anne

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